Come abbiamo visto, la fattura non solo deve essere predisposta in un formato XML specifico (“FatturaPA vers. 1.2”), ma va anche inoltrata al Servizio di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. Sarà poi lo Sdi ad inoltrare la fattura elettronica al cliente destinatario. Non è più possibile spedire la fattura al cliente finale.
E’ possibile, e probabilmente anche auspicabile, inviare, a titolo meramente “informativo”, al cliente una “copia di cortesia” della fattura al fine di informarlo che la fattura XML è stata inviata allo SdI, nel caso in cui, per qualche errore, non fosse in grado di riceverla.
Per la spedizione abbiamo anche qui diverse alternative:
1) Può venire gestita internamente dal gestionale aziendale o dal servizio di fatturazione adottato. E’ sicuramente lo scenario preferibile, a meno che i volumi siano minimi, soprattutto se in grado di gestire in maniera integrata tutta la fase del ciclo di fatturazione (gestione ordine, DDT, fatturazione, firma, conservazione etc.). Servizi di fatturazione on-line (inclusi quelli forniti direttamente dallo Studio) anche molto economici appartengono a questa categoria.
2) La fattura elettronica, una volta firmata digitalmente, può essere inoltrata via PEC. Vista l’elevata manualità richiesta, francamente fatico a immaginare uno scenario in cui sia ragionevole utilizzare manualmente la PEC per l’invio, ma si può fare.
3) Utilizzando i servizi on line dell’Agenzia delle Entrate. Anche in questo caso si parla di procedure via web da utilizzare manualmente. Non irragionevole solo per un numero modesto di fatture emesse.
4) Nel caso in cui il gestionale aziendale generi la fattura elettronica in formato xml ma non possa procedere internamente alla spedizione, i servizi di emissione, ricezione e conservazione oggi sul mercato tipicamente prevedono la possibilità di acquisire massivamente le fatture da emettere provvedendo automaticamente anche alla firma elettronica delle stesse se ritenuto opportuno. Sono anche disponibili servizi che possono acquisire i dati di fatturazione dai tradizionali pdf (o da altri formati strutturati) per generare le fatture elettroniche senza modificare i preesistenti gestionali aziendali.