Per chi ha letto sin qui le pagine precedenti della guida sarà ormai chiaro che il metodo migliore per visualizzare le FE è utilizzare direttamente proprio il sistema di ricezione adottato (magari, per le realtà più strutturate, integrato nel gestionale aziendale per favorire le operazioni di contabilizzazione ed archiviazione). Tendenzialmente tali sistemi forniscono un’evidenza chiara delle fatture ricevute nel periodo scelto e permettono la visualizzazione dei dati in modalità semplificate ed agevolate, abilitando comunque, quando necessario, anche l’accesso completo a tutti i dati contenuti nella FE.
In assenza di un buon sistema di ricezione strutturato, e quindi in presenza di fatture ricevute via PEC o scaricate direttamente dal sito “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate esiste comunque la possibilità di visualizzare (ed eventualmente stampare) il contenuto della fattura elettronica ricevuta.
In primo luogo è necessario capire se la fattura ricevuta è firmata digitalmente o meno (il requisito di firma elettronica, obbligatorio per le fatture alla PA, è stato recentemente rimosso per le fatture elettroniche B2B):
– La fattura è firmata se arriva in formato “P7M”: ad esempio IT12345678901_0TZM1.xlm.p7m. In questo caso è necessario aprirla con un software di firma elettronica (tra i più diffusi e DIKE di Infocert https://www.firma.infocert.it/installazione/software.php ma molti software equivalenti sono disponibili online), estrarre il file xml contenuto e salvarlo sul pc per poterla aprire con il visualizzatore.
– Se la fattura non è firmata, sarà sufficiente salvare il file xml sul pc ed aprirla con un software di visualizzazione (ad esempio Assoinvoice di Assosoftware o Visualizza FatturaPA). I due software citati peraltro hanno recentemente acquisito la capacità di aprire direttamente le fatture firmate in P7M rendendo un po’ più agevole il lavoro.
Vale comunque quanto detto in premessa. “Appiccicare” software uno sull’altro non significa organizzare l’attività amministrativa. Conoscere il contenuto di una fattura porta a verificarne la conformità con la merce/servizio ricevuto, gestirne l’eventuale contestazione, pianificarne il pagamento, gestirne l’archiviazione per un facile reperimento futuro (senza dimenticare gli obblighi di legge). Questo senza scomodare attività di gestione, pianificazione e controllo magari tipiche di realtà più strutturate che non sono le prime destinatarie di questa semplice guida.
Dobbiamo entrare tutti nell’ottica che il processo amministrativo (per basilare che possa essere) va opportunamente strutturato per gestire la fattura elettronica, adottando strumenti adeguati alle esigenze di ciascuna realtà.