La fattura elettronica è sicuramente l’argomento del momento nel settore amministrativo e fiscale. L’obbligo generalizzato dal 1 gennaio 2019 (anticipato al 1 luglio 2018 per gli acquisti di carburante per autovetture) e le notevoli implicazioni in termini di riorganizzazione delle attività amministrative hanno portato moltissimi commentatori a scrivere in materia, così come tutte le software house si propongono con sistemi di fatturazione aggiornati per poter emettere fatture elettroniche.
Quello di cui voglio trattare oggi però non è l’emissione ma la ricezione della fattura elettronica e la gestione della stessa nei processi amministrativi.
Per ricevere la fattura elettronica, che ricordo deve obbligatoriamente transitare per il Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate, è necessario che ciascun soggetto Iva, società, impresa o professionista, fornisca al proprio fornitore, in aggiunta ai propri usuali dati anagrafici, un codice identificativo SdI oppure una casella di posta elettronica certificata.
Il codice identificativo SdI in realtà identifica non tanto il contribuente quanto il canale di trasmissione (sebbene sia del tutto possibile che un contribuente si accrediti con un proprio canale riservato ed abbia quindi un codice identificativo proprio); molti di noi riceveranno l’identificativo SdI dal produttore del software contabile o dal servizio di fatturazione; sarà la software house a “smistare” le fatture ricevute ai diversi contribuenti sulla base, questa volta, dei tradizionali dati anagrafici.
Nel caso in cui si scelga di comunicare la PEC, la fattura elettronica arriva in in formato xml quale allegato ad un messaggio PEC. Attenzione. Questo solo in apparenza è più semplice. In realtà la PEC arriva dal SdI e non è dato capire chi sia il fornitore; in allegato al messaggio ci sono 2 file xml (la fattura vera e propria più un file contenente alcune informazioni descrittive, nessuno dei due facilmente leggibili) che devono essere aperti con un visualizzatore dedicato per esser visualizzata o stampata. Il file xml poi deve essere archiviato in un sistema di conservazione legale che secondo noi dovrebbe essere il più possibile integrato nel software contabile/di fatturazione.
La fattura elettronica, così ricevuta, dovrà poi essere archiviata in un sistema informatico di “conservazione legale” per preservarne il valore civilistico e l’opponibilità ai terzi.
Come già evidenziato in precedenti comunicazioni, per i clienti la cui contabilità è tenuta dal nostro studio la soluzione principe è sicuramente il prodotto “Webdesk/Fattura Smart”, che offre funzionalità di emissione fattura ordinaria ed elettronica e sarà presto dotato di funzionalità di ricezione, corredata di funzionalità di scadenziario fatture emesse e ricevute, incasso e pagamento. Si tratta di una funzionalità integrata con i sistemi di studio che non solo massimizza efficienza ed efficacia delle operazioni, ma sulla quale possiamo fornire direttamente consulenza ed assistenza.
Per quanto riguarda invece le aziende più strutturate che gestiscono in autonomia le proprie scritture contabili, il consiglio è quello di ripensare i propri processi amministrativi orientandoli alla massima integrazione, evitando il più possibile passaggi manuali, stampe inutili (la fattura stampata è solo un ausilio alla contabilizzazione priva di alcun valore legale), valutando attentamente le soluzioni di fatturazione, ricezione e conservazione proposte dal proprio fornitore di software contabile e gestionale, assicurandosi che le fasi siano gestite con la massima integrazione ma permettendo adeguate attività di controllo gestionale ed amministrativo. Lo Studio è a disposizione per fornire adeguata consulenza ed assistenza alla modifica dell’impianto amministrativo esistente ed alla valutazione di nuove soluzioni gestionali che permettano di meglio fruire dei potenziali vantaggi dei nuovi strumenti informatici.
