Ahimè non si può stampare la videata della fattura elettronica, protocollarla a mano e archiviarla nel faldone delle fatture ricevute.
La fattura elettronica, in quanto documento informatico rilevante ai fini tributari, deve necessariamente essere conservata nel rispetto delle prescrizioni del DM 17/06/2014, utilizzando un sistema informatico che ne tuteli “le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità” e che consenta “ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi”; il documento deve essere firmato e marcato temporalmente e il procedimento deve essere completato entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni fiscali dell’anno cui il documento si riferisce (al momento ciò significa il 31 dicembre dell’anno successivo a quello di emissione o ricezione della fattura).
In pratica, viste le responsabilità connesse ed il rischio catastrofico di perdita di tutti i dati fiscali e contabili dell’azienda, a meno di non avere a disposizione reparti IT particolarmente strutturati, è opinione comune che per le PMI sia particolarmente indicato servirsi di servizi di conservazione erogati via internet da aziende scelte nell’elenco dei conservatori accreditati dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). In realtà molte, se non tutte queste società, forniscono servizi di ricezione ed emissione di FE ben integrati con i loro servizi di conservazione.
Inoltre va sicuramente menzionato il servizio di conservazione fornito gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate tramite la propria società controllata SOGEI. Mediante l’esercizio di una apposita opzione esercitabile sul sito Fatture e Corrispettivi è possibile ottenere l’automatica conservazione di tutte le fatture emesse e ricevute che transitano attraverso lo SdI. Va ovviamente menzionato il fatto che, come sarà meglio analizzato nella prossima pagina, l’attuale normativa fiscale rende necessari ulteriori obblighi (numerazione delle fatture ricevute, autofattura, integrazione e “reverse charge”) che, a meno di auspicabili interventi normativi, al momento non permettono di considerare esaustivo il servizio di conservazione dell’AdE, che comunque può certamente essere utilizzato in abbinamento ad altri servizi concorrenti.
Per quanto riguarda le piccole imprese, i professionisti ed in genere le piccole partite iva la cui contabilità viene gestita dai commercialisti, sarà probabilmente normale che il commercialista che venga nominato “Responsabile della Conservazione” come definito dalle regole tecniche in materia di sistema di conservazione (DM 03/12/2013), o quanto meno che venga esplicitamente delegato alla conservazione dei documenti contabili e fiscali, svolgendo per i documenti digitali quel ruolo di “custode” che spesso oggi già svolge per alcuni, se non tutti, i documenti contabili e fiscali dei propri clienti, o quanto venga esplicitamente delegato alla conservazione di tali documenti o comunque un ben definito sottoinsieme degli stessi.
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