Ricezione, fruizione e gestione della Fattura Elettronica costituisce sicuramente la fase più “rivoluzionaria” dell’obbligo.
Emettere è abbastanza banale; si tratta di aggiornare (ammesso che non sia già aggiornato) il sistema di fatturazione o di acquistare un servizio o un programmino di fatturazione per pochi euro. Chi oggi fa fatture a penna o con modelli Word o Excel spesso si stupisce per il tempo e la fatica che un sistema di fatturazione può far risparmiare. E le logiche di compilazione ed invio al cliente sono intuitive.
Viceversa la ricezione della fattura elettronica e l’utilizzo della stessa merita considerazioni aggiuntive in quanto si tratta di cambiare modi di operare cristallizatisi negli anni. L’imprenditore/professionista, quando riceve una fattura passiva, deve esaminarla per assicurarsi la coerenza con quanto acquistato e con i termini pattuiti col fornitore, metterla in scadenza per il pagamento ed inoltrarla per la contabilizzazione e la successiva archiviazione. Deve quindi attrezzarsi con sistemi che gli permettano di verificare prontamente le fatture ricevute, leggerle e verificarle, metterle in scadenza per il pagamento, inoltrarle al commercialista, etc.. Tutto ciò ha procedure intuitive e consolidate quando si opera con la tradizionale carta, ma richiede procedure nuove quando si opera con documenti informatici non immediatamente visualizzabili.
Ma vediamo in dettaglio come si può ricevere una fattura elettronica:
– via PEC “tradizionale”
Comunicando al proprio fornitore l’indirizzo PEC (non necessariamente quello “ufficiale” dell’impresa), la fattura arriva in un messaggio PEC inviato dall’Agenzia delle Entrate, il cui oggetto è qualcosa tipo “Invio file xxxxxxxxx”, contenente diversi 2 allegati, un XML che contiene i “metadati” di trasmissione e un P7M che costituisce la fattura elettronica firmata. Il P7M va aperto con un programma di firma elettronica per la decrittazione (es. Dike, Arubasign, etc.), va quindi salvato l’XML contenuto nel P7M (che è la fattura vera e propria) che può finalmente venire aperto con un visualizzatore (ad es. Assoinvoice). Finalmente siamo in grado di esaminare il contenuto della fattura.
Dopodiché l’XML fattura va mandato in contabilizzazione (ad es. dal commercialista) e poi archiviato in un sistema di conservazione a norma.
La procedura di ricezione via PEC è facile da comprendere concettualmente e “costa poco” (il costo di una casella PEC dedicata); però è sicuramente quella che ha il maggior impatto in termini di tempo e di rischio di errori (questa fattura l’ho già caricata? Non è che risulta letta ma solo perché l’ho aperta per errore? La salvo sul PC e la visualizzo con un apposito programma? Dove la salvo? Come la mando al commercialista? Come la conservo?).
– servizio di ricezione fatture (con Codice Identificativo SdI)
Sottoscrivendo un servizio di ricezione, è chi eroga il servizio a fornirci il Codice Identificativo SdI che va comunicato ai nostri fornitori. Il Codice Identificativo SdI identifica un particolare canale di trasmissione e non il contribuente, conseguentemente è normale che tutti gli utilizzatori del medesimo servizio utilizzino lo stesso Codice Identificativo; sarà poi il sistema, sulla base di codice fiscale e dati anagrafici, a smistare le fatture ricevuto ai destinatari corretti. Ovviamente il servizio di ricezione ideale deve avvisare dell’arrivo di nuove fatture, permetterne agevole lettura e stampa, deve consentire l’inoltro al Commercialista (se incaricato della tenuta della contabilità) e gestire la conservazione a norma delle fatture e magari anche di altri documenti che fanno parte del ciclo passivo (DDT, ordini, corrispondenza coi fornitori, etc.). Le funzioni fondamentali sono tendenzialmente disponibili in tutti i sistemi di fatturazione e ricezione da 10 euro al mese o giù di lì.
– ricezione fatture integrata sul proprio software gestionale
Si può dire che questo sia un di cui del punto precedente. Diversi software gestionali e contabili aziendali integrano al loro interno le funzionalità di comunicazione con il Sistema di Interscambio. Si tratta ovviamente dello scenario che garantisce i maggiori risparmi di tempo e di miglioramenti di efficienza ed efficacia, potendo utilizzare un unico sistema informativo tanto per visualizzazione e gestione delle fatture quanto per contabilizzazione.
– Sito “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate
E’ anche possibile scaricare e visualizzare le fatture ricevute dalla propria area riservata sul portale dell’Agenzia delle Entrate dedicato ai servizi IVA Fatture e Corrispettivi Home Page, con la possibilità di accedere a diversi servizi di grande utilità. Per maggiori informazioni sulle modalità di registrazione, accesso ed utilizzo dei servizi potete approfittare dei tutorial realizzati per l’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Torino Tutorial Servizi Agenzia delle Entrate